为什么Drupal适合做文档管理系统

文档管理平台，主要是对文件、文档、内容的管理，我们通常认为的云盘等存储系统，其实文档系统属于CMS的范围，而不是文件管理系统，因为文档的存储一般是在硬盘，或者云盘（阿里的OSS），但是文档的组织、审核、检索、元数据之类的都属于内容管理。

因此，文档管理平台应该是CMS系统之一，内容管理体系下的。

之前有过一篇文章，是讲如何通过Drupal来构建文档管理系统，有兴趣的可以点击查阅。本文对于构建就不做赘述，只是宏观的讲解一下文档管理的需求设计、建设过程、如何运维等。

系统架构

类似我们之前讲过如何个通过Drupal构建自建视频课程平台，整体的架构其实是一致的，后端是管理体系、元数据体系、检索体系、权限体系，加上存储体系，前端是展示体系，通过大屏、网站、微信等平台对数据和内容的展示。

先回顾一下整体的技术架构，如下图：

文档系统的整体需求

我们先分析一下文档管理系统的基本需求以及功能点，

#1 元数据管理，用于管理文档的基本信息、作者、摘要、标签等。

#2 扩展和集成，方便集成第三方系统，方便输出基础数据，灵活的API，方便扩展。

#3 检索功能，具有检索功能，能实现元数据检索、文档内容全文检索。

#4 内容识别功能，能将普通的PDF、图片等原始的扫描文件，转换成数字格式，提取文本，实现OCR等功能。

#5 存储功能，能存储大量/海量的文档，能对接云盘或者对接云存储体系，实现海量存储以及快速访问功能。

#6 权限/用户等基础的功能，用户管理、内容审核、权限分配等基础的功能。

Drupal对文档管理系统的实现

对于上面的几个需求，我们简单整理一下实现思路和实现方式，

#1 元数据管理，Drupal天生的就具备灵活的元数据构建、存储、管理、标签管理功能，具体也可以参考什么是一个基本CMS应该具备的功能，里面对Drupal的元数据管理功能做了简单介绍。

#2 扩展和集成，Drupal有4万多个第三方模块，上千个发行版，因此扩展性和集成方面是比较强的。

#3 检索功能，Drupal本身有检索功能，并且与Apache Solr和Elastic Search的模块集成，所以检索功能是非常强大的。

#4 内容识别功能，Drupal的扩展性来言，可以集成第三方面的OCR模块，之前我们讲过Drupal与微软的AI集成就有OCR的识别功能，具体可以查看Drupal的AI功能模块助力网站智能化。

#5 存储功能，Drupal可以对接第三方的云存储，比如亚马逊的S3，或者阿里云的OSS。

#6 权限/用户等基础的功能，用户管理、权限管理、审核流程都是Drupal自带并且非常成熟的功能，这块完全不用担心，并且非常容易扩展，功能也很灵活。参考CMS审核机制如何设置？

构建一个文档管理系统的流程

接下来，我们分析一下构建一个文档管理系统的流程，同时也不妨参考一下网站的建设流程（成本分析之Drupal开发网站需要多少钱）

构建一个文档管理系统，我们主要包括以下几个步骤：

#1 需求调研

#2 分析文档管理的具体操作流程

#3 分析文档管理的元数据

#4 分析文档管理的审核流程以及合格要求

#5 开发阶段，设计和开发

#6 测试和部署，上线。

所以，综上看来，系统的分析阶段是比较重要的，前4个步骤都是分析和需求调研，因此对于一个业务稍微多一点的系统来讲，业务分析是核心重点，建设开发只是时间和成本的问题，也就是说开发比较难，正因为开发比较难，成本比较高，前期的需求分析和功能分析更要做到面面俱到，而不会因为一个点导致开发做大量的返工，或者一个漏洞，导致系统的开发逻辑出现了重大的偏差。